Tổng đài điện thoại IP

Tổng đài điện thoại dùng giao thức Internet hay qua truyền qua nền tảng IP gọi là Tổng đài IP-PBX (tiếng Anh: Internet Protocol Private Branch eXchange, viết tắt là IP PBX hay IP-BX) là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet (Internet protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp hay kết nối đa chi nhánh. Dữ liệu thoại được truyền bằng các gói dữ liệu qua IP hay LAN/WAN/Internet thay vì mạng điện thoại (cáp, line) thông thường.

Trong bất kì doanh nghiệp nào, khi tham gia hoạt động kinh doanh luôn luôn hiện diện của một tổng đài thoại để liên lạc với khách hàng, đối tác và các bạn hàng khác. Xu hướng hiện nay, Tổng đài điện thoại IP-PBX là một thành phần trong giải pháp/hệ thống IP Telephony, IP-Centrex. Để triển khai IP Telephony bạn cần có tong dai IP, điện thoại analog/IP, điện thoại softphone, Voice Gateway các loại, đường truyền (leased line, internet, LAN, WAN,...). Một số tính năng được tích hợp trên tổng đài IP hoặc có thể nằm trên các server khác nhau. Ví dụ một tổng đài IP có thể bao gồm SIP/H323 server, SIP/H323 proxy, IVR server, Recording server, Gateway.
Cấu hình của tổng đài

Tổng đài điện thoại IP ( IP-PBX ) chia làm 02 nhóm: nhóm tổng đài đóng gói theo một số phần cứng quy định và thường có license kèm theo. Các loại tổng đài này do các hãng lớn cung cấp như Avaya, Siemens, Alcatel-Lucent, Cisco, Panasonic, Ericson, Nortel, LG, .... Loại phổ biến thứ hai theo xu hướng công nghệ mã nguồn mở vận hành dựa trên các tổng đài IP dạng softswitch - phần mềm được cài đặt lên Server PC/Server Destop, sử dụng các card Asterisk hoặc Voice Gateway để kết nối với PSTN qua các port FXO/FXS, E1/T1/J1, BRI, ...đầu cuối sử dụng là các điện thoại Analog/IP, phần mềm softphone (phần mềm gọi điện thoại qua máy tính).

Các tính năng của tổng đài IP-PBX

Kết nối các cuộc gọi nội bộ và mạng điện thoại cố định
Máy tính tới máy tính (Computer to computer, PC to PC): Đây là cách dễ nhất để ứng dụng VoIP, bạn sẽ không cần trả tiền cho các cuộc gọi đường dài, chỉ cần một phần mềm (soft phone), Microphone, Speaker, Sound Card và một kết nối Internet.
Máy tính tới điện thoại (Computer to Telephone, PC to Phone): Phương pháp cho phép bạn gọi tới bất kỳ ai (người có điện thoại) từ máy tính của bạn.
Điện thoại tới máy tính (Telephone to Computer, Phone to PC): Với số điện thoại đặc biệt hoặc Card, người sử dụng máy điện thoại thông thường có thể thực hiện cuộc gọi tới người sử dụng máy tính có cài đặt phần mềm và đang chạy trên mạng.
Điện thoại tới điện thoại (Telephone to telephone, phone to phone):Qua việc sử dụng các IP Gateway, bạn có thể kết nối trực tiếp với bất cứ người nào khác trên thế giới sử dụng điện thoại thông thường. Bạn cần gọi vào trong IP Gateway của họ sau đó bấm số cần gọi họ kết nối qua mạng IP.
Đàm thoại nhiều người - Conference call

Conference call (đàm thoại hội nghị)- Đàm thoại nhiều người được thiết lập cho phép người nhận cuộc gọi tham gia đàm thoại xuyên suốt cuộc gọi đó hoặc có thể được thiết lập để người nhận cuộc gọi chỉ được phép nghe mà không được nói. Có thể cho phép gọi, thêm người khác vào. Giảm bớt thời gian khi muốn truyền đạt cùng một nội dung tới nhiều người.
Các dịch vụ tự động
Call Forwarding (Chuyển tiếp cuộc gọi): Đây là chức năng cho phép chủ thuê bao chuyển cuộc gọi đến một Extension bất kỳ đã được định trước(trong nội bộ tổng đài)hay 1 số điện thoại di động...khi chủ thuê bao đang bận hoặc không muốn nghe
Cance Call Forwarding: Bỏ chức năng Call Forwarding
Tranfer: Khi có một cuộc gọi đến một trung tâm hay một công ty gặp điện thoại viên thì người điện thoại viên sẽ chuyển cuộc gọi đến một số Extension của người bạn muốn gặp bằng cách ấn số Extension.
ví dụ: Khi có số điện thoại A: 0912345678 gọi đến số 04.3123456 của 1 công ty gặp điện thoại viên B:
A: Cho tôi gặp Anh C B: Đồng ý (người điện thoại viên sẽ bấm số Extension của Anh C để A có thể nói chuyện với C)
Pickup: là chức năng cho phép mọi người có thể nhấc máy của ngươi khác khi máy của họ đổ chuông. Pick up có 2 loại: Pickup trực tiếp và Pickup theo nhóm.Auto-Attendant (IVR) - Tương tác thoại: Có thể nói đây là tính năng hoạt động như 1 ngươi điện thoại viên nhưng với những Voice Guide đã được lập trình từ trước nhằm hướng dẫn chi tiết cho người gọi điện tới công ty hay trụ sở...ví dụ "chào mừng quý khách đã gọi điện đến công ty..ấn nút 1 để gặp..."
Pickup trực tiếp: Chỉ có 1 cặp Extension có thể nhấc máy của nhau
Pickup theo nhóm: Thường thì áp dụng với một nhóm người trong cùng 1 phòng ban, bất kỳ người nào cũng có thể nhấc máy được khi điện thoại của người khác đổ chuông.
Phân phối cuộc gọi tự động ACD - Automated Call Distribution: Hệ thống sẽ tự động phân phối cuộc gọi phù hợp với tương tác của người dùng đối với hệ thống.
Call Park: Cho phép chuyển cuộc gọi đang trả lời vào trong Park Place đến một thành viên khác trong cùng hệ thống.
Voice mail: Tính năng cho phép hệ thống nhận các thông điệp tin nhắn thoại. Mỗi máy điện thoại được cung cấp thêm tính năng hộp thư thoại. Mỗi khi số điện thoại bận thì hệ thống sẽ định hướng trực tiếp các cuộc gọi đến hộp thư thoại tương ứng.
Voicemail transfer: Tính năng cho phép bạn chuyển cuộc gọi vào hộp thư thoại khi bạn không rảnh để nghe.
Voicemail dial: Nếu bạn không muốn điện thoại của người nhận đổ chuông (tránh làm phiền không cần thiết), bạn có thể nói trực tiếp vào Voice mail của người nhận. Người nhận sau đó sẽ nghe lại thông tin của bạn từ Voice mail.
User permission to long/international call: Bạn có thể cấp quyền bằng mật mã hoặc theo số nội bộ.
Lợi ích của Tổng đài IP-PBX so với Tổng đài truyền thống PBX
Chi phí thấp: Không mất phí gọi liên tỉnh, quốc tế khi gọi.
Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình:
Tận dụng được hạ tầng sẵn có (Internet, mạng LAN,...).
Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng hoặc đổi mới tổng đài.
Chuyển tiếp vùng dễ dàng.
Không bị giới hạn số lượng máy điện thoại do dùng điện thoại IP (SIP).
Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị.
Tiết kiệm nhân lực trực tổng đài: Nhờ cơ chế tự động: Trả lời tự động (IVR), Phân phối cuộc gọi tự động (ACD), Voice mail...

Khả năng tận dụng tổng đài truyền thống kết nối với hệ thống lap tong dai IP-PBX

	Tổng đài PBX	Tổng đài IP-PBX
Chi phí đầu tư/triển khai/bảo trì	Chi phí đầu tư ban đầu : thấp  Chi phí triển khai: cao  Chi phí bảo trì: cao	Chi phí đầu tư ban đầu: trung bình  Chi phí triển khai: trung bình  Chi phí bảo trì: thấp
Khả nâng nâng cấp và mở rộng nội bộ	Bị hạn chế và tùy thuộc khả năng đầu tư ban đầu của tổng đài (bị cố định số lượng người dùng)  Chi phí phát sinh từ hạ tầng, nâng cấp thiết bị : rất cao	Không giới hạn số lượng người dùng khi nâng cấp  Bổ sung tích hợp thêm thiết bị dễ dàng và nhanh chóng  Chi phí phát sinh từ hạ tầng, thiết bị: thấp
Khả nâng nâng cấp và mở rộng đa chi nhánh	Bị hạn chế và tốn kém chi phí  Hoặc không thể kết nối đối với chi nhánh quá xa  Hoặc phải mượn dịch vụ trung gian của các Nhà cung cấp Dịch vụ ISP	Không hạn chế kết nối đa site  Kết nối dễ dàng và tận dụng liên thông thoại đa chi nhánh, giảm chi phí dịch vụ thuê ngoài
Khả năng tương tác với hệ thống khác	Chi phí phải đầu tư thiết bị mới rất cao  Hoặc phải mua các thiết bị chuyên biệt dành riêng cho từng hệ thống	Tương tác dễ dàng qua chuẩn SIP và các giao thức hỗ trợ qua IP như VoIP, thoại truyền hình hội nghị, Truyền thông đa hợp nhất (UC), Microsoft OCS/Lync/Exchange

Tuy nhiên, khả năng tận dụng lại các tổng đài nội bộ truyền thống và xem như 01 nhóm Extension của tổng đài IP-PBX mới là bình thường và tương tác dễ dàng với hệ thống truyền thông khác qua tổng đài IP-PBX. Do đó, giúp doanh nghiệp tận dụng được hiệu năng chi phí bỏ ra đầu tư ban đầu và sử dụng hết công suất trước khi hoàn toàn chuyển sang hoàn thiện hệ thống IP-Centrex để bắt kịp với công nghệ thời đại và tận dụng các dịch vụ tiện ích mà hệ thống tổng đài PBX thông thường không thể có được nhằm nâng cao hiệu suất và khả năng khai thác triệt để các dịch vụ/ứng dụng sẳn có cho kinh doanh của doanh nghiệp.